Orari di apertura.
Il Compendio Tutinelli assicura la regolarità dei servizi e osserva il seguente orario di apertura al pubblico: su appuntamento, previa richiesta ai sensi e nei modi di cui all’art. 127 del D.Lgs. 42/2004.
Modalità di accesso.
Come previsto dal Regolamento, gli studiosi devono compilare una domanda di ammissione al servizio valida per l’anno solare in corso, aggiornandola ogni qualvolta si apprestino a nuove ricerche. Al momento della presentazione della domanda devono esibire un documento di identità i cui estremi saranno trascritti sulla domanda stessa a cura del personale addetto alla sala studio; giornalmente l’utente che accede al Compendio Tutinelli deve firmare il modulo delle presenze. È proibito introdurre nella sala di studio: cartelle, zaini, borse e altri tipi di contenitori di piccolo e grosso formato. Individuata l’unità archivistica o libraria (o le unità) da consultare, lo studioso deve farne richiesta scritta al personale di servizio utilizzando l’apposito modulo.
Documentazione fruibile.
Sono fruibili dagli studiosi tutti i fondi inventariati e catalogati, con le limitazioni previste dalla normativa vigente in merito e con la disponibilità della consulenza archivistica e libraria. Alcuni pezzi possono essere temporaneamente esclusi dalla consultazione e/o dalla riproduzione (fotoriproduzione) per il precario stato di conservazione o perché in fase di riordino e inventariazione o catalogazione. Un eventuale diniego alla consultazione verrà debitamente motivato. Per il materiale digitalizzato si consente la consultazione dell’originale solo dietro motivate esigenze.
La consultazione dei fondi di soggetti o enti privati (archivi di persone, di famiglie, di aziende, di partiti, ecc.), depositati presso il Compendio Tutinelli, avviene con la modalità di cui al precedente paragrafo, fatto salvo che il soggetto depositante non abbia esplicitamente richiesto che la domanda di consultazione sia a lui indirizzata e che non abbia posto espliciti limiti di consultabilità per particolari documenti e/o per determinati periodi. In tal caso, la documentazione sarà sottoposta anche ai vincoli di consultazione esplicitati nell’atto di donazione o di deposito.
Tempi e modalità di fornitura della documentazione.
Le richieste di unità archivistiche e librarie sono garantite con tempi di attesa mediamente di trenta minuti.
Le richieste saranno comunque valutate in base all’orario di arrivo dello studioso e all’affollamento della sala. La consegna dei materiali richiesti per la consultazione è possibile sino a un’ora prima dell’orario di chiusura. In caso di difficoltà di reperimento o di complessità di collocazione, si avrà cura di avvisare tempestivamente lo studioso.
Assistenza da parte di personale qualificato.
Durante l’orario di apertura al pubblico sopra riportato è presente un operatore archivista e librario. In sua assenza, o impedimento, l’addetto avrà cura di prendere nota delle eventuali richieste degli studiosi e/o fornire le indicazioni necessarie per le modalità di contatto e consultazione, che possono avvenire anche via e-mail o telefonicamente.
Il personale non è tenuto a: effettuare ricerche storiche per gli studiosi, che non rientrino nel servizio di consulenza e reference ordinario sulle fonti archivistiche e librarie; a trascrivere documenti per gli studiosi.
Modalità di consultazione.
Il personale nella sala studio, prima di consegnare il materiale allo studioso, deve:
● collocare una delle due parti di cui si compone la richiesta di estrazione al posto dell’unità archivistica e libraria estratta e data in consultazione;
● verificare lo stato di consultabilità e accertare che la condizione delle carte e dei volumi consenta la consultazione senza danno per i medesimi;
● notificare allo studioso le norme di comportamento per la consultazione del materiale;
● registrare nella scheda allegata alla domanda dello studioso i dati di ciascuna unità archivistica e libraria data in consultazione (busta, registro, volume, pergamena, ecc.);
● invitare lo studioso a firmare la scheda di consultazione allegata all’unità archivistica e a segnalare qualsiasi tipo di anomalia riscontrata.
Responsabilità degli studiosi.
Durante la fase di consultazione, gli studiosi devono avere sul tavolo una sola unità archivisticae libraria (registro, volume, busta o pergamena), riponendo le altre unità a loro disposizione nel tavolo (o scaffale, o armadio, o carrello) di deposito. La consultazione degli strumenti di corredo (inventari e guide) può invece essere fatta su più volumi contemporaneamente.
In casi eccezionali, motivati da esigenze di studio e ricerca, il personale autorizzato può accordare la consultazione di tre pezzi contemporaneamente. Gli studiosi sono invitati a collaborare con il Compendio Tutinelli, prendendo accordi di volta in volta con l’addetto di sala studio per organizzare le richieste in modo da ridurre i tempi di attesa e meglio organizzare la consultazione.
Le richieste possono essere inoltrate anche inviando una e-mail all’indirizzo
compendio@tutinelli.org.
Nel consultare il patrimonio archivistico e librario, gli studiosi devono usare il massimo riguardo nel:
● maneggiare con estrema cura i materiali che vengono dati in consultazione;
● non appoggiare fogli di carta, lucidi, trasparenti e oggetti simili sopra i documenti e i volumi originali ed evitare di calcare con qualsiasi strumento su gli originali;
● non apporre alcun segno, con qualsiasi strumento scrittorio, anche cancellabile, sugli originali;
● non manomettere per alcuna ragione l’ordine delle carte consegnate (nelle buste, fascicoli, ecc.);
● non staccare per nessuna ragione alcun foglio originale da filze, registri, ecc.;
● non consumare alcun tipo di alimento in sala di consultazione;
● non aprire in maniera forzata i volumi, le filze o i registri, rischiando di danneggiare le legature, di staccare pagine o di rompere le costole dei volumi rilegati;
● non sbattere, non spostare violentemente, non colpire le carte e i documenti rilegati.
Lo studioso potrà lavorare in sala di consultazione con proprio personal computer portatile ed allacciarsi gratuitamente alla rete elettrica e alla rete internet.
Custodia e ricollocazione del materiale in consultazione.
Al termine della consultazione, il materiale deve essere riconsegnato al personale nello stesso stato in cui è stato preso in consegna. Il personale ha l’obbligo di verificare lo stato del materiale e di verificarne l’integrità e la corrispondenza con lo stato di conservazione iniziale. Laddove il personale rilevi anomalie o mancanze di parti del materiale dato in consegna allo studioso, procede a notificargli verbalmente tali anomalie e mancanze, nonché a richiamare su ciò immediatamente l’attenzione del responsabile del Compendio Tutinelli, se presente, o notificargli successivamente a voce o per iscritto i rilievi.
Gli studiosi, al termine della consultazione, non possono conservare in deposito le unità archivistiche e librarie; possono tuttavia prenotarle per un altro giorno, purché ciò avvenga entro una settimana dalla richiesta e sempre che le medesime unità non siano state già prenotate da altri studiosi.
Danneggiamento dei documenti e volumi.
Ogni comportamento dannoso nei riguardi del materiale consegnato sarà punito con l’immediato allontanamento dalla sala studio. A seconda della gravità del danno, saranno applicate, ad insindacabile giudizio del personale preposto, la sospensione o l’esclusione dall’accesso al Compendio Tutinelli. Sono comunque fatte salve le azioni penali e civili che potranno essere attivate nel caso di danneggiamento del patrimonio archivistico e librario. In caso di estromissione in via definitiva dello studioso o di apertura di procedura legale nei suoi confronti, si provvederà a notificarla anche alla competente Soprintendenza.
Riproduzioni di documenti e volumi.
Durante l’orario di apertura del servizio, è prevista la possibilità di effettuare riproduzioni fotografiche tramite il personale d’archivio. Tuttavia, al fine di diminuire il carico di lavoro per i dipendenti, gli studiosi della sala di studio possono riprodurre con mezzi propri i documenti in consultazione, previa compilazione dell’apposito modulo e indicando gli estremi identificativi dei pezzi.
In casi particolari, e previo accordo scritto con il personale d’archivio, la riproduzione fotografica può essere effettuata da un fotografo di fiducia indicato dall’utente o convenzionato con il Compendio Tutinelli. In ogni caso le riproduzioni devono essere eseguite con modalità che non comportino alcun contatto fisico con il bene, né l’esposizione dello stesso a sorgenti luminose, né l’uso di stativi o treppiedi.
Sono esclusi dalla riproduzione:
● i documenti e i volumi esclusi dalla consultazione;
● i documenti infilzati o rilegati non facilmente apribili, senza danno per il documento;
● le pergamene;
● i bolli, i sigilli e materiale simile;
● i documenti seriamente danneggiati e di difficile utilizzo;
● i documenti per i quali la riproduzione possa risultare evidentemente dannosa ai fini della conservazione (cartografia di grande formato che si maneggia male, lucidi, supporti fragili, ecc.).
Per la documentazione antecedente il 1860, le riproduzioni sono possibili in numero limitato, previa autorizzazione dell’archivista, che provvede a verificare lo stato dei materiali.
